সর্বশেষ সংবাদ

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে রিসোর্স শিডিউলিং কিভাবে ব্যবহার করবেন?

- বিজ্ঞাপন-

প্রকল্প সম্পর্কে কথা বলার সময় সম্পদের সময়সূচী একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ; যাইহোক, এটি একটি জটিল এবং সময়সাপেক্ষ প্রক্রিয়া হতে পারে। এর কারণ হল রিসোর্স সিডিউলিং এর মূল উদ্দেশ্য হল আপনার দল এবং সম্পদ সংগঠিত করা। সম্পদ দ্বারা, আমরা শুধু মানুষ মানে না, কিন্তু যন্ত্রপাতি, সুবিধা, অর্থ, বা প্রকল্পগুলি বাস্তবায়নের জন্য যা কিছু প্রয়োজন। একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপক হিসাবে, আপনি অভিজ্ঞ যে সব প্রকল্প সাধারণত সীমিত ক্ষমতা বা সম্পদ সঙ্গে নির্বাহ করা প্রয়োজন হবে। সুতরাং, একটি প্রকল্পের সাফল্য নির্ভর করে যে আপনি হাতে থাকা সম্পদগুলি কতটা ভালভাবে পরিচালনা করেন এবং যদি এটি দক্ষতার সাথে নির্ধারিত হয় বা না হয়। যদি আপনার সম্পদের সময়সূচী কার্যকর না হয়, তাহলে আপনার পরিকল্পনা এবং প্রকল্পের সময়সূচী লাইনচ্যুত হবে। তাহলে, এর সমাধান কি? বাস্তবায়ন করছে রিসোর্স শিডিউলিং সফটওয়্যার এই সব সমস্যার উত্তর হতে পারে। কিন্তু প্রথমে, রিসোর্স সিডিউলিং বলতে আমরা কী বুঝি তা জানতে পড়ুন।

সম্পদের সময়সূচী নির্ধারণ করা

কোন প্রকল্পের জন্য কোন সম্পদ ব্যবহার করা হবে তা চিহ্নিত করা এবং তারপর তাদের সাথে সমন্বয় করা হল সম্পদের সময়সূচী। এটি সম্পদ ব্যবস্থাপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। কোন প্রকার সম্পদের প্রয়োজন এবং তাদের প্রাপ্যতা নিশ্চিত করার উপর নির্ভর করে একটি প্রকল্পে প্রতিটি কাজের জন্য সময়সীমা নির্ধারণের মাধ্যমে রিসোর্সের সময়সূচী শুরু হয়। এখানে ধরা হল যে প্রকল্প ব্যবস্থাপককে তার দলের সামর্থ্যের সাথে সম্পদের প্রাপ্যতার ভারসাম্য বজায় রাখতে হবে। কেন? একটি প্রকল্পকে তার পূর্ব-নির্ধারিত সময়সূচীতে রাখা গুরুত্বপূর্ণ। রিসোর্সের সময়সূচী বিভিন্ন কাজ বা প্রকল্পের সময়কাল নির্ধারণের জন্যও দরকারী। যদি একজন প্রজেক্ট ম্যানেজার রিসোর্স ক্ষমতা, প্রচেষ্টা, প্রাপ্যতা এবং সুযোগ অনুযায়ী সম্পদ বরাদ্দ করে এবং সময়সূচী করে, তাহলে সে কখনই কম এবং অতিরিক্ত বরাদ্দ সংক্রান্ত সমস্যার মুখোমুখি হবে না। ফলস্বরূপ, প্রকল্পগুলি সময়মত এবং নির্ধারিত বাজেটের মধ্যে সম্পন্ন হবে। এটি দলের মনোবল গড়ে তুলতে সক্ষম করে, স্বাস্থ্যকর কাজের পরিবেশ বাড়ায় এবং মুনাফা বাড়ায়।

এছাড়াও পড়ুন: কিভাবে একটি সফল বেকারি ব্যবসা শুরু করবেন?

প্রকল্প পরিচালনায় রিসোর্স সময়সূচী ব্যবহারের ধাপ

1. প্রকল্পটিকে টাস্ক এবং সাব-টাস্কে বিভক্ত করুন 

আপনার সম্পদের সময় নির্ধারণের প্রথম ধাপ হল একটি প্রকল্পে প্রয়োজনীয় কাজগুলি চিহ্নিত করা। সামগ্রিক প্রজেক্টকে ছোট ছোট অংশ বা টাস্ক এবং সাব-টাস্কের মধ্যে পৃথক টাইমলাইনে ভাগ করে লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করে। একটি সম্পূর্ণ প্রকল্প সম্পন্ন করার জন্য অপ্রতিরোধ্য মনে হতে পারে এবং একটি সম্পদে বরাদ্দ করা যাবে না। কিন্তু যখন আপনি এটিকে ছোট ছোট টুকরো এবং মাইলফলকগুলিতে বিভক্ত করেন, তখন আপনি সহজেই বিভিন্ন দলের সদস্যদের দায়িত্ব অর্পণ করতে পারেন। একবার টাস্ক এবং সাব-টাস্কের তালিকা হয়ে গেলে, আপনি অনুমান করতে পারেন যে এই সমস্ত কাজগুলি সম্পন্ন করার জন্য কোন ধরণের সম্পদ এবং কতগুলি প্রয়োজন। ক রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এই প্রক্রিয়াটি সহজ করতে পারেন কারণ আপনি মাত্র কয়েকটি ক্লিকে এই সব করতে পারেন।

2. কি ধরনের সম্পদ প্রয়োজন?

পরের ধাপ হল প্রকল্পের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত সম্পদ নির্ধারণ করা। উদাহরণস্বরূপ, মানব সম্পদ, সরঞ্জাম, যন্ত্রপাতি এবং সুবিধা? আপনার প্রকল্পের জন্য সভা পরিচালনার জন্য আপনার কি কিছু যন্ত্রপাতি, বা loanণদাতা সরঞ্জাম এবং একটি কনফারেন্স রুম দরকার? আপনার কি পুরো প্রকল্প জুড়ে আইটি বা প্রযুক্তি সহায়তা প্রয়োজন? প্রকল্পে সাহায্য করার জন্য আপনার কি ঠিকাদার বা ফ্রিল্যান্সার নিয়োগের প্রয়োজন আছে? এই সব নিচে তালিকাভুক্ত একটি কার্যকর পদ্ধতিতে সম্পদ সময়সূচী করতে সাহায্য করে। 

3. আপনার সম্পদ ক্ষমতা দেখুন

এখন, একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপক হিসাবে, আপনাকে নতুন কাজগুলি গ্রহণের জন্য কোন সংস্থানগুলি উপলব্ধ তা পরীক্ষা করতে হবে। এর মানে শুধু মানুষের ক্যালেন্ডার বা প্রাপ্যতা দেখা নয়। আপনার শর্টলিস্টে থাকা ব্যক্তিদের একটি নির্দিষ্ট প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা রয়েছে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, আপনার কয়েকটি গ্রাফিক ডিজাইনারের প্রয়োজন, এবং আপনি এমন কিছু লোক খুঁজে পেতে পারেন যারা আপনার সময়সীমার উপর উপলব্ধ। যাইহোক, সেই ডিজাইনারদের সেই প্রকল্পটি করার জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা নাও থাকতে পারে। যে ব্যক্তির দক্ষতা রয়েছে সে প্রয়োজনীয় তারিখে পাওয়া যাবে না। তাহলে আপনি কিভাবে এই সম্পর্কে যান? রিসোর্স শিডিউলার সফটওয়্যার ব্যবহার করা হল এর উত্তর। এই টুলটি একটি ডাটাবেস হিসাবে কাজ করে যা প্রতিষ্ঠানের সমস্ত সম্পদের দক্ষতা সেট, অভিজ্ঞতা, প্রাপ্যতা ইত্যাদি তালিকাভুক্ত করে এবং ট্র্যাক করে। এটি আপনাকে মানুষের দক্ষতা, অভিজ্ঞতা, সময়সূচীর সাথে কাজগুলি দ্রুত মেলাতে এবং সেরা ফিট পেতে সহায়তা করে। 

4. সম্পদ সমতলকরণ অনুসরণ করুন

রিসোর্স অপটিমাইজেশনের আরেকটি টেকনিক যা চালানো ভালো, তাকে রিসোর্স লেভেলিং বলে। যখন আপনি কাজগুলি বা প্রকল্পটি সম্পন্ন করার জন্য পর্যাপ্ত সম্পদ পাবেন তখন আপনি এই কৌশলটি ব্যবহার করতে পারেন। এই কৌশল সমগ্র প্রকল্পে সমানভাবে সম্পদ বিতরণ করতে সাহায্য করে। এটি করার মাধ্যমে, আপনি দলের সদস্যদের মনোবল উন্নত করতে পারেন এবং বাস্তবসম্মত এবং অর্জনযোগ্য সময়সূচী তৈরি করতে পারেন। হয়তো আপনাকে আপনার সময়সূচী ছোট বা শিথিল করতে হবে বা সময়সীমা পরিবর্তন করতে হবে, কিন্তু এটি ঠিক হওয়া উচিত কারণ আপনি আপনার সামগ্রিক ক্ষমতা যোগ করছেন না।

5. প্রকল্পের সীমাবদ্ধতা চিহ্নিত করুন

প্রাথমিক পর্যায়ে, প্রকল্পটি পর্যায়ক্রমে বা মাইলফলকগুলিতে আদর্শভাবে সরবরাহ করা উচিত কিনা তা খুঁজে বের করাও গুরুত্বপূর্ণ এবং সেগুলি কী হবে? অথবা যদি প্রকল্পটি কিছু নির্দিষ্ট প্রযুক্তি প্ল্যাটফর্মে হোস্ট করার প্রয়োজন হয়? প্রকল্প শুরুর আগে আপনার অভ্যন্তরীণ সম্পদ এবং ঠিকাদারদের কাজ বা কিছু দক্ষতা সম্পর্কে প্রশিক্ষণ দেওয়া দরকার কিনা তাও নিশ্চিত করা উচিত। একটি নির্দিষ্ট এবং চূড়ান্ত সময়সীমা বনাম একটি ভাল করার সময়সীমা আছে কিনা তা খুঁজে বের করাও গুরুত্বপূর্ণ? এই সীমাবদ্ধতাগুলিকে আগে থেকেই চিহ্নিত করা এই সবগুলি মোকাবেলা বা সমাধানের উপায় খুঁজে পেতে সাহায্য করবে।

6. সংবেদনশীলভাবে সম্পদ বরাদ্দ করুন

সমস্ত কাজের তালিকা করার পরে আপনি কীভাবে সংস্থানগুলি বরাদ্দ করেন, সম্ভাব্য চ্যালেঞ্জগুলি চিহ্নিত করেন এবং কতগুলি সংস্থান প্রয়োজন তা জানা খুব গুরুত্বপূর্ণ। যতক্ষণ না প্রকল্পের উন্নয়ন পুরোদমে শুরু হয়, ততক্ষণ আপনার কাছে সম্পদের সময়সূচী তৈরির জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত ডেটা এবং তথ্য রয়েছে যা কোনও ব্যয়বহুল বাধা এড়াতে পারে। অতএব, বিজ্ঞতার সাথে সম্পদ বরাদ্দ করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। আপনার দেওয়া সম্পদ অনুসারে, আপনার চাহিদা, ক্ষমতা, নির্ধারিত সময়সীমার কিছু পরিবর্তনের প্রয়োজন হতে পারে বা বিলম্বিত হতে পারে। রিসোর্স শিডিউলিং তাই আপনার প্রকল্পের সাফল্যের জন্য খুবই উপকারী এবং একটি রিসোর্স শিডিউলার সফটওয়্যার এখানে কাজে আসতে পারে।

7. বিভিন্ন কাজে ব্যয় করা প্রকৃত সময় পর্যবেক্ষণ করুন

চূড়ান্ত পদক্ষেপ হল কাজগুলি কীভাবে করা হচ্ছে এবং এটি করতে আসলে কতটা সময় ব্যয় করা হচ্ছে তা পর্যবেক্ষণ করা। এটি আপনার প্রকল্পকে আরও নির্বিঘ্নে চালাতে সাহায্য করতে পারে। আপনি যদি রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি সহজেই মূল্যায়ন করতে পারবেন যে কোন প্রকল্পের জন্য কতগুলি সম্পদ ব্যবহার করা হয়েছিল। আপনি কাজগুলি সম্পন্ন করতে সময় এবং প্রচেষ্টা পরীক্ষা করতে পারেন এবং দৈনিক, সাপ্তাহিক বা মাসিক ভিত্তিতে সম্পদের ব্যবহার গণনা করতে পারেন। এই ডেটা আপনাকে ভবিষ্যতের প্রকল্পগুলির জন্য আরও ভাল সময়সূচী তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে। উপরন্তু, রিসোর্স শিডিউলার সফটওয়্যারে টাইম ট্র্যাকিং বাস্তবায়ন করা এটি করার অন্যতম সহজ উপায়। কোনো কাজ আপনার প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় নিচ্ছে কি না, অথবা আপনার টিম বেশি বা কম ব্যবহার করছে কিনা তা আপনি মূল্যায়ন করতে পারেন। তদনুসারে, এই ডেটা ভবিষ্যতের প্রকল্পগুলিতে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করতে সহায়তা করে।

8. eResource Scheduler - লিডিং রিসোর্স শিডিউলার সফটওয়্যারের মাধ্যমে রিসোর্স শিডিউলিং পরিচালনা করুন

আপনি কি সঠিক রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার খুঁজছেন যা আপনার রিসোর্স ব্যবহার, ম্যানেজমেন্ট এবং রিসোর্স সিডিউলিং পরিচালনা করতে পারে? আপনার অনুসন্ধান শেষ হয়েছে - যেহেতু eResource Scheduler হল আপনার সেরা বাজি। এই টুলটি আপনাকে বিস্তারিত প্রকল্প পরিকল্পনা, রিসোর্স শিডিউলিং এবং বরাদ্দ, ব্যবহার, উৎপাদনশীলতা ব্যবস্থাপনা, সময়-ট্র্যাকিং ইত্যাদিতে সহায়তা করে। আপনার প্রকল্পের লাভজনকতা। এই ক্লাউড-ভিত্তিক টুলের উজ্জ্বল বৈশিষ্ট্য রয়েছে যেমন ব্যবহারে সহজ ইন্টারফেস, স্বজ্ঞাত ডিজাইন, উচ্চ কনফিগারিবিলিটি এবং ড্র্যাগ এবং ড্রপ কার্যকারিতা। ই -রিসোর্স শিডিউলারের উন্নত ফিল্টার রয়েছে যার সাহায্যে আপনি দেখতে পারেন কোন রিসোর্সের প্রয়োজনীয় যোগ্যতা এবং প্রাপ্যতা রয়েছে। এইভাবে, আপনি সেরা উপযুক্ত বা সবচেয়ে উপযুক্ত সংস্থায় কাজ বরাদ্দ করতে পারেন। আজই একটি ফ্রি ট্রায়াল নিন এবং দেখুন কিভাবে এই টুলটি আপনাকে উপকৃত করতে পারে।

কোম্পানি ENBRAUN একটি সফটওয়্যার পণ্য ও সেবা কোম্পানি। eResource Scheduler হল এর ফ্ল্যাগশিপ সফটওয়্যার পণ্য।

ইনস্টাগ্রামে আমাদের অনুসরণ করুন (@uniquenewsonline) এবং ফেসবুক (@uniquenewswebsite) বিনামূল্যে জন্য নিয়মিত সংবাদ আপডেট পেতে

সম্পরকিত প্রবন্ধ